Принципы построения подсистемы
автоматизации решения задач логистики
Подсистема автоматизации задач логистики, именуемая в дальнейшем
подсистемой «Логистика», обычно является составной частью общей комплексной
системы автоматизации деятельности предприятия. Как правило, это так называемые
«тяжелые системы», т.е. по возможности полнофункциональные в отношении
деятельности предприятия, большие по объему и достаточно дорогостоящие. Обычно
такие системы предназначены для крупных предприятий и объединений. Признанными
разработчиками этого направления в России являются фирмы «Галактика» и «Парус».
Однако не исключено использование элементов описываемых подходов и в небольших
системах автоматизации логистики, и в системах автоматизации бухучета.
В качестве примера реализации в дальнейшем изложении будет
использована Комплексная система управления предприятием ПАРУС, (версия 8), при
разработке которой были учтены научные основы и требования логистического
менеджмента.
Современная система автоматизации должна обеспечивать следующие
функции:
·
Построение сплошной цепи автоматизированного логистического
управления закупками, запасами и сбытом. Подсистема«Логистика» позволяет
управлять бизнес-процессами на всех этапах функционирования логистической
системы: от возникновения реальной потребности в товарах, работах и услугах до
ее удовлетворения с возможностью контроля каждого этапа.
·
Сведение встречных потоков финансовых и товарных транзакций. Этот
механизм позволяет оперативно контролировать состояние взаимных расчетов с
поставщиками и потребителями как на уровне договора, или этапа договора, так и
на уровне отдельного документа (счета на оплату, товарной накладной).
·
Настраиваемый документооборот. Обработка товарных, финансовых и
налоговых документов в ИСЛП требует обычно соблюдения определенного регламента.
Подсистема «Логистика» обеспечивает настройку различных схем документооборота,
определяемых спецификой того или иного бизнес-процесса. Документооборот
позволяет не только отображать текущее состояние документов, но и формировать
алгоритмы, обеспечивающие соблюдение определенных правил обработки документов.
Интеграция с финансовым и производственным менеджментом. Как
составная часть комплексной системы, подсистема«Логистика» взаимодействует с
подсистемами «Управление финансами» и «Управление производством», обеспечивая
согласованность финансового, логистического и производственного менеджмента
предприятия.
·
• Масштабируемость и гибкая настраиваемость.
Подсистема«Логистика» обладает возможностью наращивать количество рабочих мест
без снижения эффективности работы. Настройка каждого рабочего места выполняется
в полном соответствии с выполняемыми бизнес-процессами, причем, может быть
дополнена произвольным количеством дополнительных, определяемых пользователем
характеристик для каждой обрабатываемой записи, что придает системе гибкость.
Отбор и обобщение информации при этом можно проводить на основании
характеристик, учитывающих требования каждого пользователя.
·
• Распределенная обработка информации, что позволяет
управлять территориально-распределенным предприятием. Для передачи данных могут
служить коммутируемые (телефонные) линии, электронная почта, Интернет,
мобильные носители (дискеты, ZIP).
·
Одновременное управление несколькими организациями. Подсистема
«Логистика» позволяет вести параллельный учет и управление логистическими
операциями в произвольном количестве организаций, входящих в единую логическую
систему, с последующей консолидацией всей информации и ее анализом.
·
Открытость и интегрируемость с программными продуктами других
фирм. Во-первых, подсистема «Логистика», как это принято сейчас, интегрирована
с популярными офисными приложениямиMicrosoft Word и Microsoft Excel, а для подготовки отчетов
используется генератор отчетов Seagate
Crystal Report. Во-вторых, используется универсальный конвертер для
преобразования форматов данных из любых программ. В-третьих, каждую запись базы
данных можно связать с файлом в любом внешнем приложении и вызывать этот файл
оперативно, не выходя из подсистемы «Логистика».
·
Возможность глубокого и многостороннего анализа. Информация из
базы данных может быть выдана в любой момент пользователю в объеме и форме,
удобных для анализа.
Задачи логистического управления, решаемые с помощью подсистемы
«Логистика», условно разбиваются на три функциональные области: управление
закупками, управление запасами, управление сбытом (рис.8.5).
Подсистема «Логистика»
|
Закупки
|
Запасы
|
Сбыт
|
Учет
номенклатуры потребляемых товаров
Учет и контроль
исполнения заявок от подразделений
Формирование
заказов поставщикам
Формирование
заказов на производство
Формирование
товарного календаря
Учет и контроль
исполнения договоров с поставщиками
Учет товарных
документов от поставщиков
Учет возвратных
товарных документов поставщикам
Учет платежей
поставщикам
Учет накладных
расходов
|
Автоматизированное
оформление товарных документов с использованием сканеров штрих-кодов
Учет внешних и внутренних
перемещений товаров
Ведение карточек
складского учета
Учет товаров по
местам хранения
Учет ведомостей
инвентаризации, актов списания недостач и оприходования излишков
Переоценка
товаров, ведение истории учетных цен
Разнесение
накладных расходов
Учет
комплектования/ разукомплектования товаров
Контроль и
анализ товарных запасов
Контроль и
анализ загруженности складов
|
Учет
номенклатуры реализуемых товаров
Учет цен
реализации
Учет и контроль
исполнения заказов потребителей
Учет и контроль
исполнения договоров с потребителями
Учет товарных
документов потребителям и счетов на оплату
Резервирование
товаров
Учет возвратных
товарных документов от потребителей
Учет платежей от
потребителей
Контроль и
анализ состояния продаж
Контроль и
анализ послепродажного обслуживания
|
Рис. 8.5. Функции
подсистемы «Логистика»
- Управление закупками — решаются
следующие задачи, относящиеся к области «Управление закупками»:
·
учет номенклатуры потребляемых товаров с детализацией
помодификациям и упаковкам;
·
учет и контроль исполнения заявок от подразделений предприятия на
приобретение товаров и услуг;
·
формирование планов закупки товаров и заказа работ на основании
заявок подразделений, заказов потребителей, данных о реализации товаров и
товарных остатках;
·
контроль исполнения планов закупок;
·
учет заказов поставщикам, сформированных на основании планов
закупок, заявок от подразделений и заказов потребителей, контроль их
исполнения;
·
учет и контроль исполнения договоров с поставщиками;
·
учет внешних документов — приходных ордеров и актов
рассогласования;
·
учет доверенностей на получение товаров;
·
учет партий товаров;
·
учет финансовых и материальных трансакций по расчету с
поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров;
·
учет накладных расходов при покупке товаров;
·
формирование товарных отчетов для последующей отработки в
бухгалтерском учете данных о приобретении товаров и выполнении работ;
·
формирование отчетов о деятельности, связанной с закупками -
сводных или детализированных по товарам, группам товаров, поставщикам, лицевым
счетам и т.п.
- Управление запасами. Функциональная область включает
задачи, относящиеся к бизнес-процессу «Управление запасами»:
·
автоматизированное оформление документов с использованием сканера
и штрих-кодов;
·
учет внешних документов — приходных накладных, накладных на
возврат товаров поставщикам, накладных на возврат товаров от потребителей,
входящих и исходящих счетов-фактур;
·
учет внутренних документов — приходных ордеров, актов
рассогласования, документов на перемещение товаров между складами, накладных на
отпуск в подразделения или в производство;
·
учет ведомостей инвентаризации, формирование и учет актов
списания недостач и оприходования излишков;
·
ведение единых карточек складского учета;
·
управление товарными запасами на основании гибко настраиваемых
критериев;
·
разнесение накладных расходов по товарам, хранящимся на складах;
·
переоценка товаров с помощью актов переоценки;
·
хранение истории учетных цен по каждой партии товара, хранящейся
на складе;
·
поддержка комплектов товара и учет актов на комплектацию и
разукомплектацию товара;
·
партионный учет товаров на складе;
·
учет товаров на складе по месту хранения;
·
формирование товарных отчетов для последующей отработки в
бухгалтерском учете данных о внутренних перемещениях товаров;
·
формирование отчетов о товарных запасах с детализацией по
товарам, группам, партиям, складам и т.п.
- Управление сбытом включает задачи, относящиеся к области
«Управление сбытом»:
·
учет номенклатуры реализуемых товаров с детализацией по
модификациям и упаковкам;
·
учет и контроль исполнения заказов от потребителей на товары и
услуги;
·
учет и контроль исполнения договоров с потребителями;
·
учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по
модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам, с
которых отгружаются товары;
·
формирование и переформирование прайс-листов;
·
оформление счетов на оплату с учетом скидок, наценок и налогов;
контроль их оплаты;
·
резервирование товаров при оформлении счетов на оплату и снятие
резерва;
·
оформление товарно-транспортных накладных и исходящих счетов-фактур
для передачи их потребителям;
·
учет финансовых и материальных трансакций по расчету с
потребителями в разрезе лицевых счетов и договоров;
·
формирование товарных отчетов для последующей отработки в
бухгалтерском учете данных о реализации товаров;
·
формирование отчетов о деятельности, связанной с реализацией —
сводных или детализированных по товарам, группам товаров, потребителям, лицевым
счетам и т.п.
Проанализировав автоматизированную систему
логистики в разрезе задач, представим ее в виде схемы, дающей разрез по
функциям (см. рис.8.5) и модулям подсистемы «Логистика» ППП «ПАРУС» (рис. 8.6).
|