Подсистема автоматизации задач логистики, именуемая в дальнейшем подсистемой «Логистика», обычно является составной частью общей комплексной системы автоматизации деятельности предприятия. Как правило, это так называемые «тяжелые системы», т.е. по возможности полнофункциональные в отношении деятельности предприятия, большие по объему и достаточно дорогостоящие. Обычно такие системы предназначены для крупных предприятий и объединений. Признанными разработчиками этого направления в России являются фирмы «Галактика» и «Парус». Однако не исключено использование элементов описываемых подходов и в небольших системах автоматизации логистики, и в системах автоматизации бухучета.
В качестве примера реализации в дальнейшем изложении будет использована Комплексная система управления предприятием ПАРУС, (версия 8), при разработке которой были учтены научные основы и требования логистического менеджмента.
Современная система автоматизации должна обеспечивать следующие функции:
· Построение сплошной цепи автоматизированного логистического управления закупками, запасами и сбытом. Подсистема«Логистика» позволяет управлять бизнес-процессами на всех этапах функционирования логистической системы: от возникновения реальной потребности в товарах, работах и услугах до ее удовлетворения с возможностью контроля каждого этапа.
· Сведение встречных потоков финансовых и товарных транзакций. Этот механизм позволяет оперативно контролировать состояние взаимных расчетов с поставщиками и потребителями как на уровне договора, или этапа договора, так и на уровне отдельного документа (счета на оплату, товарной накладной).
· Настраиваемый документооборот. Обработка товарных, финансовых и налоговых документов в ИСЛП требует обычно соблюдения определенного регламента. Подсистема «Логистика» обеспечивает настройку различных схем документооборота, определяемых спецификой того или иного бизнес-процесса. Документооборот позволяет не только отображать текущее состояние документов, но и формировать алгоритмы, обеспечивающие соблюдение определенных правил обработки документов.
Интеграция с финансовым и производственным менеджментом. Как составная часть комплексной системы, подсистема«Логистика» взаимодействует с подсистемами «Управление финансами» и «Управление производством», обеспечивая согласованность финансового, логистического и производственного менеджмента предприятия.
· • Масштабируемость и гибкая настраиваемость. Подсистема«Логистика» обладает возможностью наращивать количество рабочих мест без снижения эффективности работы. Настройка каждого рабочего места выполняется в полном соответствии с выполняемыми бизнес-процессами, причем, может быть дополнена произвольным количеством дополнительных, определяемых пользователем характеристик для каждой обрабатываемой записи, что придает системе гибкость. Отбор и обобщение информации при этом можно проводить на основании характеристик, учитывающих требования каждого пользователя.
· • Распределенная обработка информации, что позволяет управлять территориально-распределенным предприятием. Для передачи данных могут служить коммутируемые (телефонные) линии, электронная почта, Интернет, мобильные носители (дискеты, ZIP).
· Одновременное управление несколькими организациями. Подсистема «Логистика» позволяет вести параллельный учет и управление логистическими операциями в произвольном количестве организаций, входящих в единую логическую систему, с последующей консолидацией всей информации и ее анализом.
· Открытость и интегрируемость с программными продуктами других фирм. Во-первых, подсистема «Логистика», как это принято сейчас, интегрирована с популярными офисными приложениямиMicrosoft Word и Microsoft Excel, а для подготовки отчетов используется генератор отчетов Seagate Crystal Report. Во-вторых, используется универсальный конвертер для преобразования форматов данных из любых программ. В-третьих, каждую запись базы данных можно связать с файлом в любом внешнем приложении и вызывать этот файл оперативно, не выходя из подсистемы «Логистика».
· Возможность глубокого и многостороннего анализа. Информация из базы данных может быть выдана в любой момент пользователю в объеме и форме, удобных для анализа.
Задачи логистического управления, решаемые с помощью подсистемы «Логистика», условно разбиваются на три функциональные области: управление закупками, управление запасами, управление сбытом (рис.8.5).
|
Подсистема «Логистика» |
||
|
Закупки |
Запасы |
Сбыт |
|
Учет номенклатуры потребляемых товаров Учет и контроль исполнения заявок от подразделений Формирование заказов поставщикам Формирование заказов на производство Формирование товарного календаря Учет и контроль исполнения договоров с поставщиками Учет товарных документов от поставщиков Учет возвратных товарных документов поставщикам Учет платежей поставщикам Учет накладных расходов |
Автоматизированное оформление товарных документов с использованием сканеров штрих-кодов Учет внешних и внутренних перемещений товаров Ведение карточек складского учета Учет товаров по местам хранения Учет ведомостей инвентаризации, актов списания недостач и оприходования излишков Переоценка товаров, ведение истории учетных цен Разнесение накладных расходов Учет комплектования/ разукомплектования товаров Контроль и анализ товарных запасов Контроль и анализ загруженности складов |
Учет номенклатуры реализуемых товаров Учет цен реализации Учет и контроль исполнения заказов потребителей Учет и контроль исполнения договоров с потребителями Учет товарных документов потребителям и счетов на оплату Резервирование товаров Учет возвратных товарных документов от потребителей Учет платежей от потребителей Контроль и анализ состояния продаж Контроль и анализ послепродажного обслуживания |
Рис. 8.5. Функции подсистемы «Логистика»
- Управление закупками — решаются следующие задачи, относящиеся к области «Управление закупками»:
· учет номенклатуры потребляемых товаров с детализацией помодификациям и упаковкам;
· учет и контроль исполнения заявок от подразделений предприятия на приобретение товаров и услуг;
· формирование планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок подразделений, заказов потребителей, данных о реализации товаров и товарных остатках;
· контроль исполнения планов закупок;
· учет заказов поставщикам, сформированных на основании планов закупок, заявок от подразделений и заказов потребителей, контроль их исполнения;
· учет и контроль исполнения договоров с поставщиками;
· учет внешних документов — приходных ордеров и актов рассогласования;
· учет доверенностей на получение товаров;
· учет партий товаров;
· учет финансовых и материальных трансакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров;
· учет накладных расходов при покупке товаров;
· формирование товарных отчетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о приобретении товаров и выполнении работ;
· формирование отчетов о деятельности, связанной с закупками - сводных или детализированных по товарам, группам товаров, поставщикам, лицевым счетам и т.п.
- Управление запасами. Функциональная область включает задачи, относящиеся к бизнес-процессу «Управление запасами»:
· автоматизированное оформление документов с использованием сканера и штрих-кодов;
· учет внешних документов — приходных накладных, накладных на возврат товаров поставщикам, накладных на возврат товаров от потребителей, входящих и исходящих счетов-фактур;
· учет внутренних документов — приходных ордеров, актов рассогласования, документов на перемещение товаров между складами, накладных на отпуск в подразделения или в производство;
· учет ведомостей инвентаризации, формирование и учет актов списания недостач и оприходования излишков;
· ведение единых карточек складского учета;
· управление товарными запасами на основании гибко настраиваемых критериев;
· разнесение накладных расходов по товарам, хранящимся на складах;
· переоценка товаров с помощью актов переоценки;
· хранение истории учетных цен по каждой партии товара, хранящейся на складе;
· поддержка комплектов товара и учет актов на комплектацию и разукомплектацию товара;
· партионный учет товаров на складе;
· учет товаров на складе по месту хранения;
· формирование товарных отчетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о внутренних перемещениях товаров;
· формирование отчетов о товарных запасах с детализацией по товарам, группам, партиям, складам и т.п.
- Управление сбытом включает задачи, относящиеся к области «Управление сбытом»:
· учет номенклатуры реализуемых товаров с детализацией по модификациям и упаковкам;
· учет и контроль исполнения заказов от потребителей на товары и услуги;
· учет и контроль исполнения договоров с потребителями;
· учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам, с которых отгружаются товары;
· формирование и переформирование прайс-листов;
· оформление счетов на оплату с учетом скидок, наценок и налогов; контроль их оплаты;
· резервирование товаров при оформлении счетов на оплату и снятие резерва;
· оформление товарно-транспортных накладных и исходящих счетов-фактур для передачи их потребителям;
· учет финансовых и материальных трансакций по расчету с потребителями в разрезе лицевых счетов и договоров;
· формирование товарных отчетов для последующей отработки в бухгалтерском учете данных о реализации товаров;
· формирование отчетов о деятельности, связанной с реализацией — сводных или детализированных по товарам, группам товаров, потребителям, лицевым счетам и т.п.
Проанализировав автоматизированную систему логистики в разрезе задач, представим ее в виде схемы, дающей разрез по функциям (см. рис.8.5) и модулям подсистемы «Логистика» ППП «ПАРУС» (рис. 8.6).
