Понятие информационного обеспечения, его структура
Становление рыночных отношений определяется повышением уровня
управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный
процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней
средой.
Под информацией понимается совокупность различных сообщений об
изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации
для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и
одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При
рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые
могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему
расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и
представляются информационными совокупностями.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют
несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых —
логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от
функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие
структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения,
информационный массив, информационный поток, информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых
формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные
свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание
и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть
представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При
машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент»,
«атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на
реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют
качественную сторону объекта, а реквизиты-основания — количественную. Например,
в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а
реквизиты-основания — количество работающих. Каждый документ включает любое
число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.
Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру
(например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие
реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут
быть коды подразделений, продукции и др. Каждый реквизит имеет форму и
содержание. Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции.
Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию
реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны
по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат
логической обработке; реквизиты-основания — арифметической. Реквизиты,
объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание
одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.
Показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и
количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения
показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200
тонн. Структура показателя может быть представлена так: Показатель является минимальной по составу информационной
совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как
правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно
выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных
показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель
имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность
показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа
однородных документов, объединенных по определенному признаку (например,
отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл
является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись
информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной
и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки,
используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение
информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную
структуру информации как информационную подсистему. Информационная система охватывает
всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего
уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания
часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в
формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях
и обрабатывать.
Таким образом, каждому показателю соответствует множество
конкретных значений — данных, которые после автоматизированной обработки
приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая
используется для формирования управляющих решений.
Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер
которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного
предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько
миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются
тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.
Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:
·
источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная,
командная, отчетная);
·
способу фиксации: устная и документированная;
·
способу выражения: цифровая и алфавитная;
·
характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;
·
направлению движения: входящая и исходящая;
·
стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен,
нормативы);
·
функциям управления;
·
принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:
конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская,
планово-экономическая, оперативно-производственная;
·
времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.
Информационная система с позиции менеджмента представляет систему
управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно
классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам
управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере
производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным
составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных
массивов).
Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование,
планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и
регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с
конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др.
В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую
подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль
качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами.
Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной
организации информации и выделения специальной подсистемы информационного
обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейший
элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей
состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих
решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы
показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота;
систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную
систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в
машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.
Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для
решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между
пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей,
необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их
объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные
классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по
каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав
базы данных.
Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией
на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для
принятия управленческих решений.
Основное назначение ИО — обеспечивать такую организацию и
представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей,
а также условиям автоматизированных технологий.
·
Назначение информационного обеспечения обусловливает и
требования, предъявляемые к нему.
·
Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для
реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в
функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск,
обработку и передачу.
·
Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на
основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне
показателей и документов.
·
Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных,
позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи
и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
·
В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную
работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности
взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по
обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных
информационных массивов, используемых для решения экономических задач и
передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное
информационное обеспечение.
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей,
потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО — система специальным образом
организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению,
хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими
средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их
системы. |