Рассмотрим наиболее общие автоматизированные задачи управления персоналом на примере входящих в ППП «Управление персоналом», разработанный компанией АИТ (Москва). Система реализует следующие функции:
· Планирование штатных расписаний с формированием должностных инструкций.
· Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).
· Подбор новых сотрудников и перемещения.
· Планирование и учет использования трудовых ресурсов.
· Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица).
· Учет подотчетных сумм и депонентов.
· Систему управления документами.
· Персонализированный пенсионный и налоговый учет.
Планирование штатных расписаний
Эта подсистема предназначена для разработки штатного расписания предприятия с возможностью распределения планируемых работ между штатными должностными единицами, формирования требований, инструкций и условий работы. Она применяется для планирования загруженности штатных должностей предприятия на основании описанных работ и формирования приказов о перераспределении работ. Позволяет оперативно и корректно изменять загрузку персонала, обоснованно формировать требования, инструкции и условия работы для набора, расстановки и увольнения персонала по штатным должностям.
Подсистема предусматривает решение следующих задач:
· формирование организационной структуры предприятия;
· планирование загруженности штатных должностей;
· формирование должностных инструкций;
· формирование штатных расписаний.
Основой для их разработки являются описания выполняемых работ в структуре подчиненности персонала. Единицей работ является работа, выполняемая одним сотрудником на одном рабочем месте. Описание единицы работы включает в себя:
· установление требований, предъявляемых к сотруднику;
· исчисление трудоемкости;
· назначение субъекта ответственности;
· подготовку инструкций.
На основе структуры подчиненности (структурной схемы коллектива) строится дерево подчиненности штатных единиц.
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. Спланированное штатное расписание может загружаться в текущее штатное расписание кадровой подсистемы. На основе этих данных можно производить автоматизированный подбор персонала на штатную должность, анализировать
соответствие сотрудника требованиям, предъявленным к закрепленным за штатной должностью работам, формировать плановый табель с указанием структуры планируемых работ.
В подсистеме предусматривается генератор отчетов, позволяющий формировать различные отчеты в необходимых разрезах по текущему и плановому штатным расписаниям, штатным единицам, видам работ. Формируются должностные инструкции по изменениям штатных расписаний. Расходы на персонал отображаются в сопоставлении с источником финансирования.
Возможно формирование следующих документов:
· приказы по должностным обязанностям штатных единиц,
· отчеты о загрузке подразделений и штатных единиц по видам работ.
Накопление персональных данных о сотрудниках
Подсистема предназначена для выполнения следующих функций:
· работы с данными о сотрудниках предприятия;
· оформления, хранения и печати приказов по предприятию, печати выписок из приказов по любому сотруднику;
· ведения штатных расписаний и карточек штатных единиц;
· ведения организационной структуры предприятия;
· подбора сотрудников на должности;
· анализа соответствия сотрудников занимаемым должностям;
· ведения журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;
· формирования и хранения запросов для отбора сотрудников;
· формирования отчетов, списков и статистики.
Подсистема позволяет вести справочную работу, подготавливать различные статистические данные, формировать документооборот. Конфигурация базы данных реализуется как открытая система, которая позволяет пользователю добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия.
Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки (рис.10.1), которая содержит сведения о сотруднике: фамилию, имя, отчество, биографические данные, сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воинского учета и т.п.
В журналах, создаваемых пользователями по мере необходимости, отражаются история изменений фамилии, имени, отчества, табельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведения о ранее предоставленных ему отпусках.
Присоединенные таблицы также создаются пользователем и связываются с кадровой карточкой, в них может вноситься информация о полученном образовании, знании иностранных языков, результатах аттестации, членах семьи сотрудника, телефонах, прежних местах работы, результатах медицинского освидетельствования и множество других данных, требуемых для учета на предприятии. Содержание присоединенной таблицы определяется пользователем по его усмотрению и может быть включено в базу данных. Например, для предоставления отчетности в государственные органы могут быть созданы таблицы с кодами ОКПДТР (Классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов)
В базе данных подсистемы регистрируются приказы о приеме сотрудника, его увольнении, перемещении, отпуске, начислении оплаты труда и др. Как правило, предусматривается возможность выбрать и просмотреть существующие приказы по периодам или типу приказа, а также выбрать все приказы, относящиеся к конкретному сотруднику. Реестр приказов распечатывается в форме списка.
Обычно печать приказа в целом или отдельной из него выписки происходит согласно настраиваемому для каждого типа приказа шаблону. Шаблон может быть произвольно откорректирован или изменен пользователем.
Формирование приказа проходит несколько последовательных стадий:
· создание проекта приказа и его регистрацию (присвоение номера);
· проверку корректности составления приказа;
· проведение (регистрацию) приказа после его подписания.
Регистрация приказа сопровождается автоматическими изменениями в кадровой карточке сотрудника, журнале кадровых перемещений и штатном расписании. При приеме на работу осуществляется проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы.
По данным приказов и персональных карточек формируются выводимые на печать документы, например приказы, личные листки, списки, статистические отчеты. Печатная форма приказов формируется по настраиваемому шаблону через механизм генератора отчетов.
В подсистеме выполняется ведение закрепленного штатного расписания. Ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. При приеме на работу в рамках штатного расписания автоматически производятся контроль вакантности штатной единицы, а также подбор и проверка соответствия сотрудника требованиям, указанным для данной штатной единицы. Ведется планирование и учет отпусков сотрудников согласно трудовым контрактам.
В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется закрепление сотрудников за штатными единицами в плановых штатных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.
По данным кадровых карточек, спискам приказов и штатному расписанию формируются разнообразные настраиваемые отчеты (рис. 10.2).
· Отчеты—персональные документы создаются в форме документа либо текстового файла на основе свободно редактируемого шаблона.
· Списки сотрудников, содержащие различные данные кадровой карточки. Пользователь по своему усмотрению производит отбор данных (колонок) для отчета и указывает критерий отбора данных: по структурным подразделениям, по приказам, по интервалу дат (периоду) или по произвольно устанавливаемому шаблону.
· Статистика распределения сотрудников по подразделениям, категориям, стажу, образованию и прочая необходимая статистика в форме сводных таблиц с произвольным выбором критерия группировки.
· Отчеты по штатному расписанию с использованием специализированного генератора отчетов: должностные инструкции, данные по вакансиям и сводной численности, собственно штатное расписание.
· Графики ежегодных отпусков, содержащие в графическом и текстовом виде сведения об использованном и планируемом отпуске.
Набор и перемещение сотрудников. Профессиональный рост персонала
Подсистема предназначена для работы по подбору новых сотрудников, анализа причин увольнений, анализа соответствия квалификации сотрудников предъявляемым требованиям, ротации кадров. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. Для каждой штатной единицы формируется список сотрудников на ее замещение.
В подсистеме выполняются следующие функции:
· ведение справочных сведений о претендентах на вакантные должности и рабочие места;
· ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);
· оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;
· анализ исполнения должностных инструкций;
· распределение функций по должностям;
· хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;
· анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;
· формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;
· ведение журналов: принятых на работу, уволенных, претендентов на вакансии, вакансий, должностных инструкций, должностей, должностных квалификационных требований, плана переподготовки кадров;
· подготовка аналитических записок о соответствии квалификации сотрудников занимаемым должностям;
· ведение списков сотрудников для назначения на комиссию по переаттестации;
· подготовка отчетов по превышению штатной численности;
· подготовка отчетов по причинам увольнений;
· формирование сведений о вакантных местах и др.
Планирование использования трудовых ресурсов
Подсистема предназначена для решения задач долгосрочного и текущего планирования, а также для контроля за использованием трудовых ресурсов на предприятии. При планировании рабочего времени с минимальной трудоемкостью описываются плановые рабочие графики любой сложности на произвольный период:
· недельные рабочие графики для ИТР и служащих;
· сменные графики любой сложности;
· рабочие графики стохастической природы (например, раз в месяц с плавающим рабочим днем);
· свободные графики, при которых отсутствует планирование рабочего времени на каждый день.
В подсистеме осуществляются функции:
· планирования загрузки сотрудников на календарный год;
· оперативного планирования работы сотрудников (составление графиков рабочего времени, загрузки рабочих мест);
· ведения системы тарифных ставок;
· ведения учета норм времени и выработки и др.
В подсистеме ведутся журналы плановых и фактических отпусков, больничных листов, использования рабочего времени, учета выполненных работ, документов о дополнительном вознаграждении за труд.
Формируются такие документы, как плановые табели работы сотрудников по заказам, проектам, изделиям, операциям с учетом утвержденного графика работы, планы очередных отпусков, командировок и других плановых отсутствий, планы выработки на одного сотрудника.
Учет использования рабочего времени
Учет основан на трудовых соглашениях администрации и сотрудников, в которых оговариваются условия оплаты использованного времени сотрудников по дням недели и рабочим часам в течение дня, условия переработки и недоработки планового времени, сменная работа. Принимается во внимание плановое распределение работ по штатному расписанию. Учет фактически отработанного времени ведется в форме табеля. Возможно ведение нескольких табелей на одного сотрудника. Та или иная форма внесения данных в табель выбирается в зависимости от условий трудового соглашения или сложившейся технологии учета. Возможны следующие варианты:
· ведение ежедневных данных о приходе и уходе сотрудников;
· ведение журнала времени пребывания сотрудников на рабочем месте;
· ведение расчетных видов времени;
· ввод времени реального выполнения работы;
· внесение вручную итоговых данных за месяц по каждому сотруднику;
· ввод данных о регистрации сотрудников во время прихода - ухода в системе автоматического контроля входа-выхода.
В подсистеме могут формироваться документы: распределение рабочего времени по видам, плановая выработка по отдельным сотрудникам и др. Возможен анализ использованного рабочего времени по выбранному табельному листу. При необходимости выполняется расчет среднесписочной численности сотрудников предприятия.
Расчеты с персоналом, пенсионный и налоговый учет
Подсистема включает три основных блока: расчет начислений, учет расчетов с подотчетными лицами, пенсионный и налоговый учет.
- Блок «Расчет начислений заработной платы» предназначен для решения всех задач, касающихся ведения расчетов начислений по доходам сотрудников и начислений по налогам и отчислениям с них.
В подсистеме реализуются следующие функции:
1. Расчет сумм начислений. Могут использоваться разнообразные виды начислений по доходам и расходам. Каждый вид начислений имеет индивидуальную настройку на соответствующий алгоритм. Возможен ввод данных через табель с учетом отпусков, бюллетеней, а также результатов работы. При необходимости могут осуществляться перерасчеты начислений. Данные о доходах сотрудников передаются в налоговые органы.
2. Ведение картотек на сотрудников. В подсистеме ведутся картотеки: налоговых карточек, лицевых карточек, расчетных карточек, оперативного архива начислений, пенсионных карточек, карточек учета стажа, платежных документов, сформированных справок и отчетов, депонентов, исполнительных документов.
3. Формирование отчетов. Формируются отчеты по расчетным листкам, перечислениям, различным типам платежных документов для налоговой инспекции с возможностью передачи данных о доходах сотрудников в электронном виде в налоговые инспекции в формате, утвержденном МНС России. Ведется персонифицированный учет отчислений в пенсионный фонд.
- Блок «Учет расчетов с подотчетными лицами» предназначен для контроля за наличными деньгами и материальными ценностями, находящимися на ответственности сотрудников. Реализует следующие функции:
1. Ведение данных о видах и нормах расходов по подотчетным суммам.
2. Расчет и регистрация денежных сумм, выдаваемых под отчет:
· ввод данных о выдаваемой подотчетной сумме, включая планируемую дату выдачи, назначение, планируемую дату возврата подотчетной суммы;
· расчет объема подотчетной суммы на основании норм расходов;
· генерация расходных кассовых ордеров на выдачу подотчетных сумм.
При регистрации авансовых отчетов возможны:
· автоматическая нумерация авансовых отчетов;
· формирование нового документа по образцу уже существующего;
· контроль полноты и корректности документа.
3. Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок с аналитикой по учету подотчетных сумм:
· автоматическая генерация проводок на основании данных о видах произведенных расходов;
· настройка процедур автоматической генерации проводок;
· ручная коррекция автоматически сформированных проводок.
4. Подведение итогов и закрытие подотчетной суммы:
· автоматическое исчисление баланса задолженности по подотчетной сумме;
· автоматическая генерация приходных кассовых ордеров для возврата подотчетным лицом неизрасходованной части выданной подотчетной суммы;
· автоматическое удержание неизрасходованной подотчетной суммы из заработной платы подотчетного лица.
При закрытии подотчетной суммы система автоматически исчисляет задолженность по подотчетной сумме. При наличии неизрасходованной части подотчетной суммы возможны либо автоматическая генерация приходно-кассовых ордеров для обеспечения возврата неизрасходованной части подотчетной суммы через кассу предприятия, либо автоматическая генерация удержания из заработной платы подотчетного лица. В случае перерасхода подотчетной суммы система может автоматически составить расходный кассовый ордер для дополнительной выдачи перерасходованной суммы через кассу предприятия. На рис. 10.3 представлены основные формы подсистемы расчетов с персоналом.
- Блок «Пенсионный и налоговый учет» предназначен для сбора, учета и анализа персонифицированной информации о сотрудниках, передачи ее в Пенсионный фонд и МНС России. Формирует документы персонифицированного учета в электронном виде и на бумажных носителях. Осуществляет хранение, поиск и визуализацию сформированных документов и обработку данных, полученных в электронном виде из Пенсионного фонда. Позволяет контролировать стадии подготовки и передачи документов.
На рис. 10.4 представлены основные формы учета.
