Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Речь прежде всего идет о системе управления, построенной на современных принципах, методах, организационной структуре, предназначенных для решения функциональных задач, на основе которых затем принимается оптимальное управленческое решение.
Основные задачи, которые требуют автоматизации при организации информационной технологии управления фирмой, представлены в табл. 12.1.
Таблица 12.1. Функциональные задачи управления фирмой
|
Оперативное управление предприятием |
Управление материально-техническим снабжением Управление сбытом и реализацией продукции Управление бартерными операциями и взаимозачетами Управление запасами — движение и наличие материальных ценностей Управление договорными обязательствами, расчетами с поставщиками и получателями Управление штрафными обязательствами Управление финансами Управление производством Управление проектами Управление себестоимостью продукции Управление персоналом, учет кадров Управление делопроизводством Управление транспортом |
|
Задачи планирования |
Финансовое планирование Календарно-сетевое (хозяйственное) планирование Планирование маркетинговых кампаний, проектов развития Техническая подготовка и планирование производства Планирование себестоимости продукции — товаров и услуг Оценка необходимых ресурсов, баланс мощностей |
|
Задачи бухгалтерского учета |
Кассовые и финансово-расчетные операции Учет валютных операций Учет товарно-материальных ценностей Учет основных средств и нематериальных активов Учет труда и заработной платы Учет фактических затрат Ведение главной книги и составление баланса Налоговый учет Сводная и консолидированная бухгалтерская и финансовая отчетность Бухгалтерская и финансовая отчетность в международных стандартах |
|
Задачи контроля |
Контроль выполнения планов Контроль исполнения бюджета Контроль взаимных финансовых обязательств Контроль использования ресурсов Контроль неликвидов, сверхнормативных запасов, дефицитных позиций Контроль качества, обработка возвратов и рекламаций Контроль исполнительской дисциплины |
|
Задачи анализа |
Анализ выполнения планов и использования ресурсов Анализ финансовой и хозяйственной деятельности Анализ эффективности использования оборотных средств Анализ фактических затрат (себестоимости) и сопоставления их с планами (анализ отклонений) Анализ эффективности маркетинговых мероприятий и рекламных кампаний Анализ факторов, определяющих качество и причины рекламаций и возвратов |
Посредством решения задач управления происходит реализация управленческих функций. Функции и задачи управления связаны с функционированием информационной технологии управления фирмой, деятельностью персонала и отражают принятую организационную структуру фирмы. В соответствии с этим фирма подразделяется на блоки — структурные подразделения, каждое из которых выполняет возложенные на него функции на основании делегированных ему полномочий и ресурсов фирмы.
Решение функциональных задач фирмы в каждом подразделении, реализация важнейших управленческих функций базируются на информационно-технологической основе. Организация информационной технологии связана с частичным или полным пересмотром методов и средств функционирования информационной системы фирмы, выявлением наиболее существенных характеристик производства, определением информационных потоков, установлением взаимосвязи между различными функциональными задачами и т.д. Внедрение новых методов управления фирмой возможно только после решения ряда организационных вопросов:
- Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления — текст, графики, табличные данные и т.д.
Основные внутренние потоки существуют между иерархическими подразделениями фирмы и субъектами управления (руководство, начальники отделов, специалисты) в соответствии со структурой оперативного управления.
Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:
Руководство:
· просмотр информации в базах данных;
· выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.
Службы и подразделения:
· просмотр и редактирование информации в базах данных;
· составление отчетов;
· подготовка служебных записок;
· подготовка исходящей корреспонденции.
Секретариат:
· регистрация входящей корреспонденции;
· регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;
· ввод документов в базы данных;
· сдача документов в архив.
Администратор базы данных
· регистрация пользователей информационной системы;
· установка прав доступа к отдельным базам данных;
· сдача документов в архив.
Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнерах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия и контакты, осуществлять обмен информацией с территориально рассредоточенными объектами.
- Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.
Система учета труда и заработной платы занимает одно из важных мест во всей системе управления фирмы. Она направлена на решение следующих задач:
· ведение архива карточек сотрудников;
· расчет заработной платы сотрудников фирмы;
· ведение архива постоянных сведений по заработной плате работников;
· разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат;
· формирование документов для налоговых органов и т.д.
Сводные сведения по начислению заработной платы необходимо формировать по подразделениям и статьям затрат различных направлений, что позволяет оценить абсолютные и удельные величины трудозатрат в стоимостном выражении в определенном объеме оборота фирмы.
- Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:
· учет банковских операций;
· учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;
· учет основных средств;
· учет движения материальных ценностей и складской учет;
· сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д.
Автоматизированный бухгалтерский учет позволяет оперативно выявлять убыточные участки фирмы, вовремя ликвидировать «узкие места», предоставлять материал для решения аналитических задач фирмы.
- Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара. Поэтому для менеджера по закупке товаров необходима система, решающая следующие задачи:
· учет поступления товаров;
· отпуск товаров;
· учет движения тары;
· инвентаризация, учет;
· ведение карточек складского учета;
· составление складского отчета и т.д.
- Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации. Поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая следующие задачи:
· учет заявок покупателей;
· ведение карточек клиентов;
· создание исходящих договоров и спецификаций к ним;
· проведение анализа договоров, отгрузки товара и полученных оплат;
· контроль ожидаемой отгрузки, наличие товара на складе;
· выдача рекомендаций по планированию закупок;
· формирование различных прайс-листов, поддержка сложных ценовых структур;
· формирование различных отчетных документов, ведомостей реестров для анализа реализационной деятельности и т.д.
- Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.
Для решения управленческих задач фирмы, ее эффективного функционирования необходима организация автоматизированной информационной технологии, позволяющей:
1. Интегрировать данные в единую систему документооборота фирмы, что дает возможность охватить плановую, финансовую и юридическую службы фирмы.
2. Поддерживать единую среду аналитики при ведении управленческого, финансового и оперативного учета, планировать и учитывать затраты в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности.
3. Работать одновременно в нескольких финансовых периодах и с различными юридическими лицами.
4. Проектировать сложные формы выходных документов, составлять отчеты в любой заявленной форме.
5. Технология не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую аппаратную платформу из-за неизбежного старения оборудования.
6. Архитектура аппаратной части должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать нарушение штатного режима работы информационной технологии (выход из строя, разрушение информационной базы данных, потеря или искажение информации и т.д.) при случайных или некорректных действиях пользователя.
7. В информационной технологии должна быть обеспечена защита информационной базы данных от несанкционированного доступа.
8. Основное программное обеспечение должно иметь дружественный интерфейс и не должно требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями.
9. Основное программное обеспечение должно иметь возможность изменять по требованию пользователей генерируемые формы отчетов и порядок заполнения исходных форм.
10. Информационная технология управления фирмой должна иметь возможность наращивания и модернизации как программной, так и аппаратной частей.
11. Технология должна обеспечивать надежный и удобный обмен данными с подразделениями и филиалами фирмы и т.д.