Программное обеспечение ИТ управления фирмой

 

Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователям и т.д.

Поскольку все подразделения фирмы тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети, поэтому и системное сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов. Для организации в фирме системы электронной почты, подключения ЛВС к Интернет, создания системы электронного документооборота необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения.

Сетевая операционная система для высокой производительности работы должна включать в себя следующие инструментальные средства:

·        инсталляцию сетевой ОС и конфигурирование клиента в модели «клиент-сервер»;

·        службу каталогов;

·        файловые функции;

·        службы печати;

·        средства управления правами пользователей;

·        развитые средства защиты сети;

·        интегрированные функции передачи сообщений;

·        многопротокольную маршрутизацию;

·        возможность работы в режиме «клиент-сервер».

Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно просто физически соединить их проводами. Необходимо установить логическую связь или соединение между станциями. Это обеспечивает надежную передачу данных, а также гарантирует, что информация будет доставлена адресату и не будет потеряна при приеме или передаче. Такие задачи решают протоколы логического уровня, чаще их называют протоколами обмена данными (например, IPX / SPX, TCP). Протоколы обмена данными определяют правила, по которым выполняется передача данных в сети. Они устанавливают порядок обработки ошибок, возникающих при передаче, порядок окончания сеанса связи и т.д. Большинство сетевых операционных систем могут поддерживать различные протоколы как по отдельности, так и одновременно.

Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание информационной структуры, поддерживающей все бизнес-процессы.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: «БЕСТ», «PC—БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1C» и др.

Основные достоинства этих программ:

·        ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребности предприятия;

·        возможности ведения количественного и многовалютного учета;

·        получение всей необходимой отчетности и необходимых документов по синтетическому и аналитическому учету;

·        полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

·        возможность автоматической печати выходных и первичных документов и т.д.

За счет полной настраиваемости эти программные продукты успешно используются на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в совместных фирмах и т.д. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Для крупных фирм в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления организацией используются программные комплексы, реализованные в архитектуре «клиент-сервер» (например, пользовательские программные комплексы «ГАЛАКТИКА», R3 и др.).

Основными принципами, реализованными в таких программных комплексах, являются:

·        Интеллектуальность — решение задачи управления предприятием в отличие от традиционного подхода, предусматривающего регистрацию и накопление информации.

·        Интегрированность — «сквозное» прохождение документов через различные службы фирмы.

·        Модульность — возможность поэтапного внедрения системы, гибкое маневрирование.

·        Доступность - наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода данных.

·        Открытость - возможность взаимодействия с другими программами, работающими в фирме.

·        Адаптивность — наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации программного комплекса.

Комплексная автоматизация на базе таких систем обеспечивает:

·        защиту от простых и сложных схем «утечки» финансов и товаров путем протоколирования всех операций;

·        специальные схемы планирования и минимизации налогообложения;

·        оперативный контроль за исполнением персоналом любого уровня своих функциональных обязанностей и как следствие более эффективное использование персонала;

·        возможность быстро принимать решения об изменениях ассортимента или ценовой политики, дозакупках или прекращении закупок;

·        средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков;

·        возможность стандартизации технологии управления, построение консолидированной отчетности;

·        ведение электронных архивов без дополнительных затрат;

·        высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

·        Руководство фирмы благодаря таким программным комплексам получает возможность:

·        разрабатывать вариантные сценарии стратегии развития;

·        организовывать планирование и оперативное управление себестоимостью продукции, работ и услуг;

·        вести непрерывный финансовый мониторинг, повышая вероятность получения стабильной прибыли;

·        контролировать ход выполнения договорных отношений с внешними партнерами.

Решение всего комплекса задач, на который ориентирован автоматизированный программный комплекс, обеспечивается четырьмя контурами.

·        Контур административного управления.

·        Контур оперативного управления.

·        Контур управления производством.

·        Контур бухгалтерского учета.

Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. Структура автоматизированного программного комплекса приведена на рис. 12.4.

При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.

Администрация фирмы, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность:

·        оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности фирмы;

·        оперативного управления финансами;

·        контроля за ходом выполнения договорных отношений.

При функционировании многофункционального программного комплекса, используемого для решения задач и построения информационной технологии управления фирмой, должны быть организованы реализация задач в среде Windows, возможность хранения данных в

СУБД, таких, как MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix и других, а также обеспечено разграничение прав доступа пользователей к данным на уровне поля записи. К программному комплексу предъявляются требования, которые рассмотрим более подробно.

- Масштабируемость решений при использовании программного комплекса (адаптивность). Под масштабируемостью принято понимать возможность использования программного продукта в вычислительных сетях различного размера в масштабе отдельного структурного подразделения, фирмы, корпорации. Применительно к программному комплексу это значит, что возможность обслуживания значительно различающихся групп пользователей определяется в основном следующими факторами:

·        производительностью используемого сервера (в режиме «клиент-сервер»);

·        типом сетевой операционной системы;

·        архитектурой построения локальной вычислительной сети;

·        контролем взаимных обязательств;

·        контролем и управлением материальными, трудовыми и техническими ресурсами;

·        формированием и контролем бизнес-плана;

·        планированием и учетом выполнения внутреннего бюджета и т.д.

- Совместимость

Для доступа к базам данных в различных форматах из других программных продуктов предусматриваются две принципиальные возможности:

·        экспорт—импорт данных;

·        прямой доступ через драйверы ODBC.

Пользователям программного комплекса, желающим обрабатывать накапливаемую в базах данных информацию, необходимо иметь собственные программные средства для полного описания структуры базы данных и рекомендации по технологии организации обмена данными.

- Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой

Настройка программного комплекса состоит из последовательности действий.

·        Настройка прав доступа для конкретных пользователей к программным модулям должна выполняться системным администратором после инсталляции программы. В процессе настройки системный администратор может определить для каждого пользователя имя в системе, пароль и права доступа к модулям и таблицам базы данных. При входе пользователя в систему элементы меню модулей, закрытых для данного пользователя, не выводятся на экран. При ограничении прав доступа к таблицам базы данных пользователь может быть лишен возможности модификации или удаления каких-либо данных или даже возможности их просмотра.

·        Настройка классификаторов, каталогов и справочников комплекса.

·        Настройка параметров утилиты корпоративного межофисного обмена (настройка адресных данных каждого офиса, признака выборки почты, типа разрешения межсетевых конфликтов и т.д.).

·        Настройка структуры корпорации с целью консолидации баз данных филиалов.

Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми входящими в комплекс модулями, определяются параметры функционирования системы.

Схема модульной структуры программного комплекса представлена на рис. 12.5.

·        Настройка входящих и исходящих банковских документов для организации электронного обмена с банком.

·        Настройка системных данных и параметров пользователя.

Взаимодействие программных модулей позволяет оперативно управлять фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой обеспечивает связь всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.