Прежде чем рассматривать автоматизацию такого сложного и комплексного объекта, как логистическая система предприятия, следует определить основные, необходимые для описания подходов к автоматизации понятия и оговорить особенности логистической системы как объекта автоматизации. Главная особенность данного объекта в том, что контур логистики связан с общей системой управления предприятием, управленческим и бухгалтерским учетом, финансовым менеджментом. При разработке автоматизации управления логистической системой работают не только традиционные приемы декомпозиции, но и комплексный синтетический подход. Он сравнительно новый в практике автоматизации, хотя определенные традиции автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) за последнее десятилетие наработаны в практике автоматизации бухгалтерского учета.
Логистика — это системный инструмент управления, позволяющий управлять всеми материальными потоками и запасами, финансовыми и информационными потоками, сопровождающими движение материалов и услуг на предприятии. Главной целью использования логистических подходов является обеспечение эффективного в отношении снижения общих затрат и удовлетворения требований конечных потребителей управления.
Данный инструмент системный, поскольку рассматривает стадии и операции товародвижения как единое целое на всем пути от поставщика к потребителю. Он единый, потому что рассматриваются совместно и материальные, и информационные потоки и отражаются общие затраты, так как в логистике затраты по всем стадиям и этапам учитываются не по отдельности, а во взаимосвязи.
Инструмент удовлетворяет требования конечных потребителей, так как главное в логистике — удовлетворение потребностей клиентов в товарах нужного качества, в нужное время, в нужном месте и в нужном количестве.
Логистика используется при размещении и контроле материальных и финансовых ресурсов, так как рациональные управленческие решения в производстве, снабжении и сбыте снижают цену на готовую продукцию, что повышает конкурентоспособность, улучшает стратегическое положение фирмы на рынке.
Чрезвычайная актуальность и быстрое развитие логистических подходов в управлении обусловлены превышением предложения над спросом — это общемировая тенденция. Чтобы удержаться на рынке, фирмы до предела используют привычные рычаги управления, работают на минимальных нормах прибыли. Кроме того, действует еще ряд факторов.
· Достижение предела в снижении производственных затрат. Как правило, в этом направлении фирмой уже выбраны резервы, а использование логистики открывает неожиданные новые возможности.
· Неправильное распределение товарных запасов. Обычное распределение товаров — 50% у производителя и дистрибьюторов, а 50% в розничной торговле. Использование логистики позволяет снизить долю розничных торговцев до 10% (высвободив омертвленные 40%).
· Непрерывное повышение транспортных издержек. Это общая тенденция, например из-за подорожания горючего. Альтернативные перевозкам приемы (продуктовые линии, запасы, и т.д.) позволяют уменьшить затраты на перевозки.
· Осознание важности обработки информационных потоков до уровня определения местонахождения каждой единицы продукции в данный момент предопределило потребность в обработке громадных объемов данных. Современные информационные технологии уже позволяют реализовать такую обработку. В частности, информационные технологии дают возможность для сравнения качества услуг различных поставщиков, оценки эффективности товародвижения.
· Наконец, приходит понимание, что обрабатывать информационные потоки не менее необходимо, чем материальные.
В любом случае использование логистики позволяет фирме получить дополнительные конкурентные возможности для сбыта товаров за счет снижения общих издержек.
В литературе принято выделять логистическую структуру как систему сложную, объединяющую звенья в единый процесс управления материальными и сопутствующими им финансовыми и информационными потоками. В логистическую структуру включают следующие виды деятельности:
· управление закупками;
· транспортировку;
· управление запасами;
· управление производственными процедурами;
· поддержку качества обслуживания потребителей;
· ценообразование;
· распределение;
· подбор упаковки;
· обеспечение послепродажного сервиса.
Логистическая система предполагает, что эти виды при принятии решений объединяются, так как принятие решений по отдельным видам деятельности нерационально в отношении общих затрат.
Но самое существенное — это то, что логистическая система увязывает в едином экономическом процессе материальные и соответствующие им финансовые потоки, объединяющие отдельные звенья системы в единое целое. Примеры логистических систем — промышленные и торговые предприятия, корпорации, финансово-промышленные группы, дилерские сети и т.д.
Логистическая система предполагает реализацию специфических логистических функций, обеспечивающих наличие на рынке:
· нужного продукта;
· в необходимом количестве;
· требуемого качества;
· в нужном месте;
· в установленное время;
· для конкретного потребителя;
· с наименьшими затратами.
Рассмотрим наиболее важные логистические функции.
Обеспечение качества обслуживания потребителей требует от фирм постоянных усилий, в частности, по обеспечению требований стандартов ISO-9000 Международной организации по стандартизации. Общепринятая концепция управления качеством на всех этапах процесса производства и распределения естественно увязывается с логистическим подходом, который играет определяющую роль в обеспечении доставки товаров нужного качества в нужное место и в нужное время, в доведении услуг до потребителя.
Управление закупками обеспечивает решение комплекса задач по определению потребностей, стратегическому и оперативному планированию поставок, выбору поставщиков, выбору оптимальных объемов и сроков поставок, заключению договоров, определению вида транспорта и т.д. Эта функция весьма важна, так как объемы и условия поставок, размещение поставщиков непосредственно влияют на логистические издержки.
Транспортировка — это реализация материального потока. Затраты на транспортировку в некоторых видах деятельности достигают более 2/3 логистических издержек. В логистике транспортировку определяют как совокупность перевозки, погрузки-разгрузки, экспедирования, промежуточного складирования и т.п. Управление перевозкой включает в себя выбор транспорта, перевозчика и экспедитора, маршрута доставки и т.п.
Управление запасами. Всегда есть необходимость иметь запасы для обеспечения бесперебойного производства, исключения неудовлетворенного спроса. Однако превышение минимально необходимого объема запасов приводит к омертвлению средств, снижению оборачиваемости. Затраты на обеспечение запасов могут достигать 20—60% всех логистических издержек. Поэтому решение оптимизационной задачи достижения минимума затрат на обеспечение запасов при ограничениях объема запасов снизу, обеспечивающих бесперебойную работу — важнейшая функция логистического менеджмента.
Управление заказами включает сбор заказов, заключение и ведение договоров, определение сроков и условий поставок. Фактически это обеспечение работы распределительной сети предприятия или логистических посредников. Затраты в этой деятельности не столь велики, но важность ее существенна, так как именно она определяет конечный уровень обслуживания потребителей.
Операционный менеджмент (управление производственными процедурами) — это комплекс мер по снижению затрат и повышению качества продукции, реализуемый в производстве путем управления потоками сырья и незавершенной продукции. При этом решаются частные задачи минимизации промежуточных запасов сырья и незавершенной продукции, прогнозирования потребности в сырье, сокращения производственного цикла и т.д.
Ценообразование. Эта функция определяет уровень общих логистических издержек, составляющих базовую цену готовой продукции. Она определяется логистической стратегией фирмы-производителя. Важно, что отпускная цена для потребителей определится исходя из конъюнктуры рынка, уровня цен конкурентов, прогноза сбыта, т. е. уже не логистическими, а маркетинговыми факторами.
Физическое распределение является комплексной функцией, предусматривающей все операции, связанные с движением готовой продукции в структурах торговых посредников и товаропроизводителей. Это — планирование распределения, управление реализацией заказов, обслуживание потребителей, транспортировка.
Подбор тары и упаковки имеет большое значение для повышения рыночной привлекательности товара. Применение прогрессивных видов тары с улучшенными весогабаритными размерами снижает логистические затраты, типовая упаковка позволяет автоматизировать складские операции.
Послепродажный сервис обеспечивает возврат товаров некондиционного качества, а также снабжение запчастями и гарантийное обслуживание и ремонт.
Набор логистических функций шире, чем просто набор функций товародвижения, которое лишь часть общей сферы действия логистики.
Организационная структура (служба) предприятия, отвечающая за формирование и эффективную работу логистической системы, может быть и централизованной, и распределенной, например на уровне отделов. Необходимо четко понимать, что автоматизируется именно деятельность этой службы, поэтому важно определение функций этой управляющей структуры (службы, подразделения). Служба (подразделение) должна выполнять следующие группы функций.
Развитие и формирование логистической системы. Изменение условий рынка и организационной и финансовой политики предприятия ведет к необходимости постоянного совершенствования или даже пересмотра действующей логистической системы. Отсюда и соответствующая система автоматизации обязана быть открытой, гибко реагирующей на изменения.
Выработка логистической стратегии предприятия в связи с рыночной политикой предприятия. Управляющий логистикой отвечает за контроль и исполнение стратегических планов предприятия по всей линейке товарного движения: направлениям закупки, транспортировки, складских запасов, продаж и т.д. А эти действия определяются рыночной стратегией предприятия.
Администрирование и координация. Почти вся организационная деятельность предприятия прямо или косвенно связана с логистикой. Поэтому служба логистики должна координировать деятельность других служб и подразделений, связанных с контролем наличия запасов и их движением, внутренним и внешним транспортом, управлением финансовыми потоками, размещением заказов. Обычно управляющий логистикой отвечает за:
· управление снабжением;
· транспорт и перевозки;
· контроль производственных планов и запасов;
· управление заказами и продажами;
· управление складским хозяйством;
· обслуживание потребителей, дилерской сети, региональных складов;
· анализ и совершенствование логистической системы предприятия.