Система поддержки принятия решений и инженерное проектирование в управлении организацией
Развитие современных информационных технологий открывает широкие
возможности для совершенствования процесса управления. Создание системы
поддержки принятия решений создает реальные условия менеджерам и руководителям
любого уровня для того, чтобы оперировать в процессе аналитической работы и
подготовки решений не только количественными параметрами, но и оценивать и
учитывать качественные стороны управленческих процедур. Это оказалось
чрезвычайно актуальным для российской практики, где с начала 1990-х годов стали
внедряться рыночные принципы хозяйствования. В настоящее время проблема
комплексной автоматизации управленческой деятельности стала актуальной для
каждой организации (предприятия, фирмы) вне зависимости от ее размеров,
профильной ориентации, сложности иерархии управления. Не допустить снижения
уровня ликвидности и рентабельности, обеспечить координацию планов, анализ
причин отклонений фактических от плановых показателей, разработать рекомендации
по обеспечению выживания организации на ближайшую перспективу — далеко не
полный перечень задач, который должен решаться менеджером и руководителем
организации в автоматизированной среде СППР, входящей в состав ИС организации.
Накопленный многолетний опыт создания ИТ и ИС управления показал,
что эффективность функционирования организации зависит не столько от уровня
автоматизации информационных процессов, сколько от целенаправленности,
аналитичности, регламентированности процедур самой управленческой деятельности,
от обоснованности принимаемых менеджерами и руководителями решений. Поэтому на
первом плане оказываются разработка регламентированной технологии анализа и
подготовки принятия решений, внедрение целенаправленных, научно обоснованных
процедур управления организацией. Такая технология достигается в процессе
проектирования, в основе которого лежит системно-технический, инженерный
подход. Начало проектированию управленческих процессов было положено за рубежом
в 1980-е годы и получило название «бизнес-инжиниринг».
Под бизнес-инжинирингом понимается выполнение
комплекса проектировочных работ по разработке методов и процедур управления
бизнесом, когда без изменения принятой структуры управления в организации
(предприятии, фирме) достигается улучшение ее финансового положения.
Целью бизнес-инжиниринга является обеспечение менеджеру наиболее
благоприятных условий работы для достижения эффективности производства, а
значит, и повышения прибыльности организации за счет снижения себестоимости
проектируемых работ, сокращения внутренних затрат, повышения профессиональной
подготовки, ответственности, производительности труда персонала и в итоге
-увеличение объема продаж, предоставление более широкого спектра и высокого
качества услуг на рынке. Бизнес-инжиниринг, в основе которого лежат системотехнический
подход и те же методы проектирования, которые используются при создании ИС и
ИТ, позволяет более результативно использовать преимущества новых
информационных технологий и человеческих ресурсов для достижения успеха и
избежания рисков от управленческой деятельности.
Инжиниринг бизнеса состоит из набора приемов и методик, которые
использует организация для проектирования бизнеса в соответствии со своими
целями. Деятельность организации рассматривается как процесс, который может
быть спроектирован, смоделирован, и, если необходимо, то перепроектирован в
соответствии с инженерными принципами и учетом поставленных целей.
Инжиниринг располагает для проектирования бизнеса рядом методик:
·
выделение пошаговых процедур проектируемого бизнеса;
·
внедрение описывающих процедуры систем обозначений;
·
использование эвристик и прагматических решений, позволяющих
описывать степень соответствия спроектированного варианта бизнеса заданным
целям.
Внедрение инжиниринга открывает возможность накапливать опыт и
реализовывать важную проблему - объединять в единый процесс проектирования
упорядочение управленческих процедур и разработки СППР. Внедрение ИТ и СППР
создают менеджеру очень благоприятные условия для компьютерного моделирования
управленческих процессов, их анализа, выбора и внедрения наиболее
благоприятного по финансовым показателям варианта. Достигается значительное
улучшение организации управленческой деятельности и информационного
обслуживания работников управления — менеджеров, руководителей соответствующих
подразделений организации. Реальным становятся внедрение в повседневную
практику управленческой деятельности бизнес-процессов.
Под бизнес-процессом понимается целостное описание основных видов
деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на
организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во
времени.
Развитие рыночных отношений как за рубежом, так и в нашей стране
предъявляет к менеджменту высокие требования, заставляя постоянно
пересматривать технологию выполнения производственных и финансовых процессов,
искать резервы повышения эффективности, как правило, нетривиальными методами.
Не только проектирование, но и функционирование бизнес-процессов зависит
полностью от использования менеджерами достижений в области новых
информационных технологий.
Как показывает зарубежная практика, работа менеджера в среде
автоматизированных информационных технологий, на специально оборудованных
необходимыми инструментальными средствами рабочих местах создает ему
благоприятные условия для поиска неординарных вариантов перехода от сложившихся
годами методов работы к новым, дающим кратно увеличенный экономический эффект.
Проектирование такого сложного организационно-технологического комплекса,
направленного на координальное улучшение управления бизнесом, получило название
«реинжиниринг бизнес-процессов».
Бизнес-процесс реинжиниринг (BPR—Business process reengineering) появился в зарубежной
практике в начале 1990-х годов и рассматривался как дальнейшее развитие
инжиниринга и, в частности, системно-технического подхода к развитию
проектирования бизнес-процессов.
Объектом изучения и проектирования в условиях применения
реинжиниринга являются протекающие в организации (коммерческой структуре)
бизнес-процессы. Основная задача реинжиниринга — перепроектирование действующей
системы управления и создание на базе современной информационной технологии
процессов управления бизнесом, благодаря которым должны быть реализованы
поставленные цели, получены имеющие ценность для потребителя результаты, а для
организации (предприятия, фирмы) достигнут желаемый экономический эффект —
коренное улучшение таких показателей деятельности организации, как стоимость,
качество продукции и услуг, темпы развития. В частности, реинжиниринг
предусматривает замену иерархического, строго функционального принципа
управления внутри организации на межфункциональный, который должен обеспечивать
повышение качества производимой продукции (предоставляемых услуг) за счет
формирования потока работ, переходящих от одного исполнителя к другому либо от
одного подразделения к другому. Таким образом создается
процессно-ориентированный способ организации менеджмента, который лучше всего
отвечает требованиям достижения поставленных перед организацией целей.
Реинжиниринг основывается на системном подходе в изучении потока
работ и компьютерном моделировании бизнес-процессов, проходящих во времени. При
этом анализируются и уточняются факторы, определяющие управление качеством
процессов, формируются фундаментальные цели функционирования организации,
выявляются ключевые факторы успеха, которые необходимы и достаточны для
достижения целей.
Проект по реинжинирингу бизнеса, как правило, включает следующие
этапы:
·
разработку образа будущей организации;
·
анализ существующего бизнеса;
·
разработку нового бизнеса;
·
внедрение нового бизнеса.
Реинжиниринг бизнес-процессов проектируется и реализуется на
информационно-технологической базе интегрированных корпоративных ИС, которые
обеспечивают информационную поддержку управлению деловыми процессами на всех уровнях.
Создаются телекоммуникационно взаимосвязанные АРМ специалистов, которые
реализуют концепцию автоматизации управления сквозными бизнес-процессами.
Важным условием эффективного функционирования СППР является создание такой
структуры корпоративной ИС, которая будет относительно легко адаптироваться к
изменениям потребностей пользователей — менеджеров, руководителей подразделений
организации.
Выявление и проектирование бизнес-процессов связано со
значительными трудностями из-за малого опыта и недостаточного профессионализма
кадров менеджеров и проектировщиков систем. Дело в том, что проведение
системного анализа для оценки и выбора рациональных вариантов организационных
структур и технологий деятельности структурных подразделений, например, крупной
корпоративной системы, требует наличия целостного описания основных видов
деятельности (бизнес-процессов), их проекции на организационные структуры с
учетом развития взаимодействия между участниками во времени. Кроме того,
бизнес-процесс конкретной организации в ходе проектирования моделируется и по
существу проходит путь от абстрактного понятия, представляющего собой условную
выборку из большого потока взаимосвязанных объектов, факторов, условий,
ограничений, до отработанного варианта, прошедшего отбор, оценочный анализ и
подлежащего внедрению. Поэтому объективная оценка и сравнение результатов
деятельности организации (предприятия, фирмы) строятся на разумно
сконструированной системе экономических показателей, характеризующих изучаемый
процесс в пространстве координат «качество», «стоимость», «время». В условиях
функционирования ИС и СППР вся необходимая информация для моделирования, как
правило, имеется в информационной базе либо может быть получена дополнительно.
Немаловажным является наличие методов и средств получения и отображения
вычисляемых показателей в динамике. Если для оценки характеристик качества
конечной продукции (услуг) и связанных с ее производством накладных расходов
(стоимости) вполне достаточны знания и опыт экспертов и бизнес-консультантов, то
все временные параметры процесса невозможно оценить без привлечения аппарата
динамического моделирования и инструментальных средств современных
информационных технологий.
В условиях рыночных отношений производственная и финансовая
деятельность организаций сложна и динамична, что и требует применения
динамических моделей практически во всех вариантах методик проведения
реинжиниринга бизнес-процессов. Как показывает практика, имитация - - наиболее
удачный подход, обеспечивающий как точность анализа, так и наглядность различий
при сравнении альтернативных решений. Немаловажным является и тот факт, что
имитационное моделирование успешно реализуется на персональном компьютере,
которым обеспечивается автоматизированное рабочее место менеджера.
Накопление опыта в области компьютерного моделирования
бизнес-процессов позволяло выделить четыре группы бизнес- процессов, обладающих
определенной спецификой в отношении построения динамических моделей: процессы
реализации проектов, процессы производства, процессы распределения и процессы
предоставления услуг.
Типичными примерами процессов первой группы — реализация
проектов — являются организация производства и администрирование. Важная
особенность их моделирования — необходимость проведения серии повторяющихся
экспериментов, так как однократный прогон модели обеспечивает только одно
наблюдение, а для достижения приемлемой точности результата необходимо
достаточно большое множество оценок.
Вторая группа — процессы производства — характеризуется
выходом серии либо непрерывным потоком продукции относительно большого объема.
Типичные примеры — исполнение контрактов, оплата счетов и т. п. Для адекватного
представления этих действий модель должна быть способна отслеживать перемещение
отдельных объектов и изменение их атрибутов. Другим важным аспектом
моделирования процессов производства является реализация правил обработки
очередей и учета простоев.
Процессы распределения — третья группа, которая, как
правило, включает грузовые и пассажирские перевозки между узлами транспортной сети.
При моделировании процессов этой группы важно описывать атрибуты таких
характеристик, как расстояние, объемы перевозок, стоимость. Предпочтительным
может быть и представление модели потока объектов транспортных ресурсов.
Процессы предоставления услуг — наиболее распространенная
область применения динамических моделей. Такие процессы характерны для
организаций, предоставляющих услуги по телефону, сервис-центров (рестораны,
агенства, поликлиники, ремонтные мастерские и т. п.) и предприятий розничной
торговли. Компьютерное моделирование позволяет анализировать процессы как с
точки зрения использования ресурсов, так и в отношении удовлетворения запросов
потребителей, выявлять их претензии к системе обслуживания, срокам и качеству
выполнения заказов и т. п.
Применительно к организации, как правило, разрабатываются модели и
создаются АРМ менеджера трех типов.
1. Главная модель, отражающая динамику развития процессов всех
основных видов деятельности, т.е. бизнес-планы исследуемой организации с учетом
взаимодействия ее структурных и функциональных элементов.
2. Вспомогательные модели — набор взаимосвязанных компонентных
иерархических моделей, описывающих структурные и функциональные элементы
организации по исследуемым направлениям.
3. Дополнительная модель, представляющая собой модель
рассматриваемой организации во взаимосвязи и взаимодействии с внешним
окружением.
Детализация различных типов моделей и дальнейшая разработка на
основе исследований системного проекта информационной поддержки
бизнес-процессов (как основных видов деятельности) составляют в настоящее время
неотъемлемую часть проектирования информационной технологии управления
организацией. Поэтому кроме средств динамического моделирования методология
проектирования бизнес-процессов и СППР предусматривает возможности применения
методов статистической оценки, нечеткой логики, векторной оптимизации,
обобщенных показателей оценки качества, а также нейронных сетей и экспертных
систем.
Методология компьютерного моделирования бизнес-процессов (системный
анализ, предшествующий созданию совокупности взаимосвязанных моделей,
проведение модельных экспериментов и исследований результатов моделирования для
выработки рекомендаций по выбору рациональных вариантов организационных
структур и бизнес-процессов) основывается на методологии создания и
функционирования единого информационного пространства ИС и СППР. Под единым
информационным пространством понимается совокупность методических,
организационных, программных, технических и телекоммуникационных средств,
обеспечивающих оперативный доступ к любым информационным ресурсам предприятия в
пределах компетенции и прав доступа специалистов. Единое информационное
пространство и система поддержки принятия решений (СППР) создают условия
менеджерам различных рангов для внедрения одного из последних методов
модернизации управленческой деятельности, каким является контроллинг.
Контроллинг — комплекс методов поиска решений — концепция
системного управления и способ мышления менеджеров, в основе которых лежит
стремление обеспечить долгосрочное эффективное функционирование организации. Он
ориентирует мышление и действия сотрудников на рентабельность и ликвидность
предприятия, гармоничное сочетание интересов клиентов и дохода организации,
синхронизацию целей предприятия и сотрудников и т. п. Для реализации задач
контроллинга в процессе проектирования СППР создается специализированная
информационная модель, получившая название контроллер. Это совокупность
методов и средств для реализации задач стратегического и оперативного контроля
в системе управления, а также решения стратегических и тактических задач по
направлениям управленческой деятельности (маркетинг, обеспечение ресурсами,
инвестиции и т. п.).
Проектирование контроллинга предусматривает ориентацию менеджмента
на обеспечение эффективной деятельности в относительно долговременной
перспективе, формирование организационной структуры, ориентированной на
достижение стратегических и тактических целей.
Адекватно целевому управлению проектируется и работа ИС и СППР,
позволяющая обеспечить разбиение задач контроллинга на нужные циклы и соблюдать
необходимую интерактивность планирования, контроля исполнения и принятия
корректирующих решений.
Информационно-технологический инструментарий контроллинга, каким
является СППР, позволяет обеспечивать менеджеру постоянное слежение за
результатами учетной деятельности, осуществлять информационную поддержку
процесса планирования, контроль за реализацией планов, производить в режиме
реального временя оценку протекающих процессов, выявлять и устанавливать отклонения,
вырабатывать для руководства рекомендации по устранению причин, вызвавших
отклонения. Постоянное развитие СППР сделает реальным переход от использования
отдельных компонентов контроллинга к внедрению полномасштабной его системы, что
в условиях жесткой рыночной конкуренции позволит обеспечить устойчивую работу
организации.
Применяемые ныне инструментальные средства автоматизации
проектирования информационных систем и технологий способны обеспечить
достаточную гибкость при моделировании различных ситуаций, разработке
обоснованных решений в процессе управленческой деятельности.
Внедрение СППР и новейших методов менеджмента влечет за собой
изменения требований к подготовленности менеджеров, так как в новых
технологических условиях все больший объем вопросов может быть переложен на
модели, способные в интерактивном режиме учитывать все пожелания специалистов.
Но к работе в такой информационно-технологической среде менеджер должен быть
подготовлен. |