К средствам формализованного описания экономической информации
относится понятие «идентификатор».
Идентификатор - это условное обозначение реквизитов документов
буквами латинского или русского алфавита; используется при описании реквизитов
документов в постановке задач для последующего проектирования и
программирования. Количество знаков должно находиться в диапазоне 3—8. Приведем
примеры присвоения идентификаторов некоторым реквизитам (табл. 3.3).
Таблица 3.3. Присвоение
идентификаторов
Наименование
реквизита
|
Идентификатор
|
Табельный
номер работающего
Количество
деталей
|
ТАБНОМ или
TABNOM КОЛДЕТ или KOLDET
|
Идентификация реквизитов первичных документов, условно-постоянной
информации и сводных отчетов производится в процессе постановки задачи.
Идентификаторы реквизитов соответствуют наименованиям полей в памяти машины.
Унифицированная система
документации и организация документопотоков
Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и
объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и
выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений
информации.
Основным носителем информации при этом является документ -
материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде,
оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим
законодательством правовое значение.
Документационное обеспечение видов работ и функций управления
называется документированием.
Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления,
представляет собой систему документации.
От правильной и тщательно разработанной системы документации во
многом зависят сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в
персональный компьютер, уменьшение числа возможных ошибок и повышение
надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и
упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному
получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной
деятельности организации.
Основными носителями информации при автоматизированной обработке
являются входные и выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или
экранные носители информации, имеющие юридическую силу.
Документы, содержащие исходные данные организаций и предприятий,
принято называть первичными, а документы, содержащие сведения
обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.
В зависимости от места возникновения документы подразделяются на внешние,
создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в
рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные
вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.
В зависимости от выполняемых функций управления выделяют документы
бухгалтерского учета, плановые, статистические, документы оперативного
управления.
Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум
группам документационных систем:
·
организационно-распорядительные;
·
специальные.
- Организационно-распорядительная документация - это
система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности
органов управления, включая информационно-справочную документацию.
К организационной относится нормативная документация,
регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений,
правила и инструкции.
К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения
и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная
деятельность.
Справочно-информационная документация включает служебную
переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.
- Специальные системы документации отражают специфику
деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления.
Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по
маркетингу и сбыту и др.
Применение автоматизированных систем обработки обусловило
необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что
ускорило процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система
документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм
документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной
техники. В 1970-х годах был утвержден, а в 1994 г. подтвержден ГОСТ на
унифицированную систему организационно-распорядительной документации. В него
вошел комплекс стандартов на составление: актов делового письма, докладной
записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной
записки, правил, представлений, приказов, распоряжений, структуры и штатной
численности, устава, штатного расписания и др.
Пересмотрены и утверждены новые государственные стандарты на ряд специальных
унифицированных систем документации: плановую документацию, по бухгалтерскому
учету, материально-техническому снабжению, финансам, статистическую
документацию и др.
Каждой утвержденной Госстандартом России форме документа
присваивается в соответствии с Общегосударственным классификатором
управленческой деятельности — ОКУД код, который располагается в верхней правой
части документа. Основой построения стандартных форм документов являются
утвержденные формуляры-образцы.
Так, составление организационно-распорядительных документов
регламентируется государственными стандартами; это -- основные положения о
составлении и оформлении документов и формуляр-образец, представляющий собой
модель формы, присущей данной унифицированной системе.
Унифицированная система документации устанавливает общие требования
к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов,
государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок
оформления, согласования и утверждения документов.
Так, в соответствии с правилами, утвержденными ГОСТом, первичные
документы должны: содержать достоверные данные о состоянии объекта и
минимальный, но достаточный объем исходных данных для получения максимальной
результатной информации, используемой для управления организацией; обслуживать
все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать выполнение не
только функции учета, но и функции регулирования и оперативного управления;
быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия
человеком; содержать минимум реквизитов документа за счет исключения из него
нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных; реквизиты,
вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в
одной части документа и обведены утолщенной линией.
Первичный документ включает определенный состав
реквизитов-признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований,
исходных и результатных. Унифицированный документ состоит из трех частей:
заголовочной, содержательной и оформительской (рис.3.2).
Заголовочная часть содержит: наименование предприятия,
организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУД);
наименование документа; зону для размещения постоянных на документ
реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех,
требование и т. д.)
Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из
строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и
количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер,
количество, код производственных затрат и т. д.)
Оформительская часть документа содержит подписи лиц, несущих
юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).
Результатная информация предназначена для целей управления и
передается непосредственно потребителям. Для лиц, которые анализируют
информацию и принимают на ее основании решения, важно, в каком виде эти данные
выведены машиной — форма представления результатной информации.
Наиболее распространенной и удобной для пользователей формой вывода
результатов обработки является печать информации в разнообразных
документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком.
Классификация выходных документов приводится в табл. 3.4.
Таблица 3.4. Классификация выходных
документов
Признаки
классификации
|
Виды
выходных документов
|
Характер
отражаемых функций управления
Форма
представления
Назначение
Место
использования
Периодичность
получения
Срочность
составления
Режим
получения выходных документов
Характер печати
Количество
экземпляров
Количество
степеней итогов
|
Техническая
подготовка производства, бухгалтерский учет, технико-экономическое
планирование и др.
Цифровая,
алфавитно-цифровая, графическая
Основные,
вспомогательные
Внутренние,
внешние
Ежедневные,
декадные, полумесячные, месячные, квартальные, годовые
Оперативные,
обыкновенные, несрочные
Запросный,
регламентный, диалоговый
Построчные,
итоговые
Один, два,
более двух
Одна, две,
три, четыре и более
|
Для получения небольших по размеру сводок и особенно организации
информационно-справочного обслуживания по различным запросам пользователей для
вывода результатной информации широко применяются видеотерминальные устройства,
с помощью которых данные выдаются на экран дисплея в цифровой, алфавитно-цифровой
и графической формах. Это обеспечивает наглядность и удобство для
пользователей, особенно работающих на ПК, позволяет им оперативно
корректировать информацию. При проектировании форм вывода на дисплей
результатной информации придерживаются общих требований и специальных,
учитывающих емкость информационного поля, обеспечивающую полное отображение на
экране дисплея результатной информации.
Если результаты от решения одной задачи используют в качестве
входной информации для решения другой задачи (нормативные данные, полученные в
результате решения задач технической подготовки производства, используют в
качестве входной информации при решении задач технико-экономического
планирования, бухгалтерского учета), то результатную информацию представляют на
машинных носителях (гибких магнитных дисках). Эта форма представления
результатной информации используется и для переноса информации с одной машины
на другую.
К выходным сводкам предъявляются следующие требования: состав
содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления;
особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому
расположению; сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном
режиме и при ответе на запрос; машина должна изготовлять готовые для использования
таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и
оформляющую часть.
При проектировании форм выходной информации необходимо учитывать
цели, для которых они предназначены, сферу и особенности их использования,
периодичность получения, технические возможности устройств вывода информации,
условия работы с документами и другие факторы.
Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием
сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента
выполнения первой записи до сдачи его в архив.
Документы, циркулирующие в системе управления, образуют
информационные потоки. Информационный поток — группа или совокупность
перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических
расчетов. Например, поток информации, характеризующей выпуск продукции,
поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.
Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма
неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными
моментами. Так, выделяют внутренние и внешние потоки информации. Внутренние
потоки циркулируют внутри предприятия и отражают
производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную
связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на
низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на
определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов,
правил, инструкций и стандартов. Горизонтальные связи отражают обмен
информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы
организации, обеспечивая их координацию.
Внутренние потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и
обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к
управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования,
называют прямой связью (нисходящей).
Потоки обратной связи формируются в основном во время выполнения
производственно-хозяйственных функций и передаются от управляемой системы к
управляющей. С их помощью руководство узнает о положении дел на предприятии, о
результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.
Внутренние потоки содержат сведения о ходе производственного
процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении различных
хозяйственных операций. Часть из них носит распорядительный, часть —
осведомительный характер.
Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней
средой. Внешними пользователями информации являются различные организации,
заинтересованные в получении результатной информации о финансовом положении дел
на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи,
таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и
потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями
разнообразны: отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы,
справки, а также различные сведения.
Для создания благоприятного общественного мнения на предприятии
создаются специальные отделы по связи с общественностью (паблик рилейшнз),
которые распространяют необходимую для этого информацию.
Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является
фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.
Движение документов — создание, согласование, подписание,
исполнение и, наконец, списание s архив
— должно соответствовать схеме функционирования предприятия и отражать его
управленческую иерархию.
Таким образом, при разработке системы документооборота еще на
этапах предпроектноге обследования и построения функциональных моделей
выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов
функционирования предприятия - его структура и производственно-технологический
цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно
работающей ИС.
В основе деятельности предприятия лежит документированность всех
управленческих процессов. Начало работ по новой тематике, изготовление той или
иной продукции, перемещение персонала - все начинается с подготовки документов:
приказов, договоров, служебных записок, писем Документ, как правило, возникает
в ходе выполнения каких-то производственных процессов в различных
подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать
различные исполнители многих подразделений. Например, изменение должностного
оклада сотрудника происходит в соответствии с приказом о его перемещении по
должностной лестнице. Значит, модуль автоматизации бухгалтерии должен «видеть»
приказ, созданный в системе управления персоналом, для расчета новой заработной
платы сотруднику.
Должностное лицо занимает в структуре организации вполне
определенное место, и соответственно этому месту определяются его права доступа
к тем или иным документам и функциям, в частности, в автоматизированной системе
документооборота. Изменение его служебного положения инициируется появлением
приказа о его перемещении в системе документооборота, что должно быть отражено
в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота
— статус и права данного сотрудника при доступе к документам и функциям должны
быть приведены в соответствие с его новой ролью.
Таким образом, для интеграции всех подсистем ИС в единый комплекс
необходимым условием является доступ подсистем к нужным документам или их частям.
Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с
документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым
это необходимо для реализации своих производственных функций.
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор
прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.
- Программа «1C: Электронный документооборот» предназначается для
автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и
хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить
правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов,
установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу
исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное
хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую
часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать
документы, вести хранилище документов и обрабатывать их.
- Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять
обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с
документами в базу данных.
- В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление документооборотом»
предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем,
приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной форме.
- Система автоматизации документооборота «Документ-2000» — ядро для
создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий.
Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений
на объем хранимых данных, эффективные механизмы поиска, встроенные функции,
высокий уровень защиты информации — все это обеспечивает поддержку
корпоративных информационных систем без ограничения масштаба предприятия.
Технический прогресс в области средств вычислительной техники и
передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют
существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и
документопотоку.
Прежде всего следует отметить значительную роль ПК в формировании
первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки
информации.
Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов
компьютерной обработки экономических задач на предприятиях (организациях,
фирмах, банках) с помощью ПК формируются платежные поручения, приходные
(расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные
документы.
Использование вычислительных сетей приводит к значительному
изменению и документооборота. Так, система «клиент—банк» изменяет способы
общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя
операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет
современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где
есть телефонная связь.
Совершенствование документооборота происходит на основе систем
электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность
управления. |